Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen de zakelijke klant als verwerkingsverantwoordelijke en Parfiné BV als verwerker voor persoonsgegevens die de klant via Hospitality Central laat verwerken.
1. Onderwerp en duur
De verwerking heeft betrekking op het hosten, beveiligen, structureren, beschikbaar stellen en technisch verwerken van klantgegevens binnen het Horeca Beheerscentrum en loopt zolang de klant de betreffende dienst gebruikt, aangevuld met een beperkte afwikkel- en bewaartermijn.
2. Aard en doel
De verwerking is beperkt tot het leveren van functies voor documenten, contracten, leveranciers, vergunningen, taken, organisaties, vestigingen, gebruikersrechten, meldingen en gerelateerde ondersteuning. Parfiné BV verwerkt gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de klant, behalve wanneer toepasselijk recht anders vereist.
3. Categorieën betrokkenen en gegevens
Mogelijke betrokkenen zijn medewerkers, sollicitanten, vertegenwoordigers van leveranciers, klanten, contactpersonen, bestuurders en andere personen van wie de klant rechtmatig gegevens beheert. Mogelijke gegevenscategorieën zijn identificatie- en contactgegevens, functiegegevens, contractuele of administratieve informatie, documenten, taken, rechten en door de klant zelf ingevoerde gegevens.
4. Verplichtingen van de klant
De klant staat in voor een geldige rechtsgrond, transparantie tegenover betrokkenen, correcte instructies, passende gebruikersrechten en het vermijden van gegevens die niet nodig zijn voor het beoogde doel. Bijzondere categorieën persoonsgegevens mogen alleen worden opgeslagen wanneer de klant daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende beveiligingsmaatregelen heeft.
5. Vertrouwelijkheid en beveiliging
Parfiné BV beperkt toegang tot bevoegde personen en neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Deze omvatten onder meer toegangscontrole, versleutelde verbindingen, wachtwoordhashing, rollen en rechten, beveiligde sessies, logging, onderhoud en redelijke maatregelen voor continuïteit en herstel.
6. Subverwerkers
De klant verleent algemene toestemming om noodzakelijke subverwerkers in te zetten. Voor de huidige platforminfrastructuur wordt onder meer Vimexx gebruikt voor hosting/infrastructuur. Andere technische subverwerkers worden alleen ingezet voor zover dat nodig is voor de dienstverlening en worden contractueel aan passende gegevensbeschermingsverplichtingen gebonden. Materiële wijzigingen in subverwerkers die klantinhoud verwerken kunnen via de website, het platform of een andere redelijke methode worden meegedeeld. Mollie verwerkt betaalgegevens binnen de betaalflow onder zijn eigen toepasselijke privacy- en wettelijke verplichtingen en valt niet onder de inhoudelijke verwerking van het Horeca Beheerscentrum.
7. Rechten van betrokkenen
Parfiné BV verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking, redelijke bijstand wanneer de klant verzoeken ontvangt tot inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar voor gegevens die via Hospitality Central worden verwerkt.
8. Datalekken
Wanneer Parfiné BV kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die onder deze overeenkomst vallen, wordt de klant zonder onredelijke vertraging geïnformeerd met de informatie die redelijk beschikbaar is om de klant te helpen aan zijn wettelijke meld- en documentatieverplichtingen te voldoen.
9. DPIA en toezicht
Voor zover redelijk en relevant verleent Parfiné BV informatie die de klant nodig heeft voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of overleg met een toezichthouder. Audits worden op redelijke wijze georganiseerd zodat beveiliging en vertrouwelijkheid van andere klanten niet in gevaar komen.
10. Doorgiften buiten de EER
Indien voor de dienstverlening een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, wordt een geldige doorgiftegrond gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.
11. Einde van de verwerking
Na het einde van de dienst worden persoonsgegevens op verzoek terugbezorgd of verwijderd voor zover technisch redelijk en behoudens wettelijke bewaarplichten, beveiligingsback-ups of andere rechtmatige verplichtingen. Back-ups kunnen gedurende hun normale rotatieperiode blijven bestaan en worden in die periode beschermd.
12. Rangorde
Bij tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens heeft deze verwerkersovereenkomst voorrang op algemene commerciële bepalingen voor zover dat noodzakelijk is om aan de AVG te voldoen.
Wanneer een bevoegde vertegenwoordiger een Horeca Beheerscentrum-abonnement activeert, wordt de geldende versie van deze verwerkersovereenkomst samen met de algemene voorwaarden elektronisch aanvaard en geregistreerd.